電話対応のコツをつかむには

電話対応は、新人が任されることが多い仕事の一つです。会社全体のイメージを左右する大切な仕事ですが、苦手だという人も多いのではないでしょうか。
電話の受け方のマナーの身に付け方には、いくつかのコツがあります。それを押さえて、しっかり対応できるようになりましょう。
まず、電話を受けるときにメモを取る習慣を付けることが大切です。電話が鳴ってから慌てないためにも、ペンとメモ用紙を電話のすぐ近くに置いておきましょう。専用のメモ用紙を作っておくのもいいかもしれません。電話に出ると頭が真っ白になってしまうという人は、メモ用紙にあらかじめ情報の欄を作っておきましょう。緊張して舌が回らなくなってしまうという人は、電話対応でよく使うフレーズを何度も口に出して練習すると効果的です。聞き取りづらかったときの確認の仕方は、しっかりと押さえておきましょう。
いざ電話が鳴ったら、二コール以内に取ることを心がけましょう。これは、相手に「待たされた」という印象を与えないためです。背筋を伸ばし、はきはきとした声を出すように心がけるようにしましょう。また、電話対応と同時に他の仕事をするのはやめましょう。姿が見えていなくても集中していないことが相手に伝わり、印象が悪くなります。その上、会話の内容を聞き逃すことにもつながります。コツを押さえて回数を重ねていけば、基本が身に付きだんだんと苦手意識はなくなっていくはずです。あとは、なにより落ち着いて受け答えすることを心がけ、電話に慣れていきましょう。それでも心配な人は、こちらのサイトを読んでおきましょう。【電話スキルで今後が決まる

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